Применение и внедрение «Лидера»

Опыт тестирования и эксплуатации «Лидера» позволяет нам предложить вниманию новичков несколько советов, которые помогут организовать работу с самого начала. Вот они кратко:

После установки программы и её регистрации вы выбираете базу данных для работы (или создаёте новую — при первом запуске). Дальнейшая работа организуется просто, хотя не помешает продумать заранее, что, с кем и в какой последовательности вы намерены делать.

В список работников следует занести всех людей, которые будут выполнять задания в ваших проектах, а также продумать их уровни доступа к базе.

Затем в список проектов можно добавлять проекты, которые будут выполняться этими работниками, укомплектовывать команды этих проектов и кого-то из работников назначать руководителями проектов, к проектам добавлять задания, в заданиях назначать работников-исполнителей — и это та работа, которой вы и будете заниматься большую часть времени работы с программой.

Делать это разным пользователям удобно по-разному. Руководители обычно предпочитают окно схемы работ, позволяющее видеть всю картинку в целом и детализировать её по мере надобности. Исполнителям заданий, как правило, проще работать в окнах списков проектов и заданий.

С проектами и заданиями можно связывать документы — внешние файлы, созданные в других программах. Если вы хотите, чтобы с документами могло работать несколько человек, — располагайте их в папках, доступных в сети для других пользователей.

По мере того, как число записей в списках данных будет расти, вам будет всё удобнее пользоваться возможностями поиска и отбора записей. Когда для вас определятся комбинации условий поиска, которыми вы будете пользоваться чаще всего, сохраните их в виде наборов условий. Отобранные записи можно не только просматривать на экране, но и печатать на бумагу в виде отчётов и экспортировать в файлы, которые можно обрабатывать другими офисными программами.

Чтобы выполненные задания не загромождали список, их можно периодически отправлять в архив. Однако и в архиве задания по-прежнему остаются доступными для отбора, просмотра и печати. То же касается и архивных документов.

Когда пройдёт несколько недель или месяцев работы с базой данных, настанет пора анализа этой работы. Для этого вы можете использовать график работ. А для оценки вклада каждого работника в коллективный труд — получать отчёт о качестве работы.

«Лидер» оснащен множеством утилит (собранных в меню «Файл — Утилиты»), которые позволяют выполнить некоторые полезные операции над всей базой данных в целом — например, разделять или сливать базы данных, а также архивировать их.

Что касается внедрения, практика показывает, что удобнее начинать (и это касается не только «Лидера», но любой подобной корпоративной информационной системы!) внедрение на отдельном автономном участке управленческой структуры организации. Это может касаться одного департамента, отдела или проекта. Важно, чтобы с самого начала одним из пользователей «Лидера» был представитель топ-менеджмента компании (как правило, это первое лицо или один из заместителей). Внедрение такого инструмента сразу на нескольких иерархических уровнях управления, как правило, бывает более эффективным и быстрым.

Следует также иметь в виду, что внедрение «Лидера» (как и использование любого другого мощного бизнес-инструмента, от рекламы до корпоративного сайта) с неизбежностью приводит к переменам в жизни организации, включая систему взаимоотношений, полномочий и компетенции. Но ведь такие инструменты и привлекаются, чтобы изменить status quo, не так ли?

Поэтому можно сказать, что «Лидер» предъявляет скорее не квалификационные, а организационные требования к структуре, оптимизируя и повышая её производительность.

В заключение добавим лишь, что «Лидер» — это ваш надёжный и расторопный помощник, который в состоянии помочь вам в управлении проектами, но не сможет управлять ими за вас. Поэтому такие вещи, как планирование (в уме), контроль и подведение итогов он облегчает, но не отменяет.

Желаем успешной и эффективной работы с «Лидером»!